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职业化员工必修的10堂课-第8章

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  21天:变成自动行为!   

  曾经有一位女学员听到这〃21天〃的说法后,按捺不住内心的激动,同我们分享她的一个经历。她说她自己是个特好吃的人,所以过去总觉得用一双筷子吃不过瘾。她有一天立下志愿,一定在吃东西时能做到〃双筷齐下〃,所以她就开始练习用平常不用的左手吃饭。头两周真的很别扭,但过了两周后就开始有些习惯了。到了第三周,即差不多21天时,真的变得熟练自如了!现在只要她自己一个人吃饭时,绝对会左右夹攻!   

  习惯不一定难改。难的是坚持!   

  ●重要但不紧急的事务……需要我们最为重视   

  这类事务就是你人生中的大石头!人生之轮中的七个方面都属于这类事务。它们最关乎你人生的效能。你每天的生活,都应围绕它们来展开。这样一来,你生活和工作行事的优先顺序是不是就出来了呢?         

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第24节:时间管理(5)         

  生活和工作的优先顺序   

  把主要经历和时间花在重要但不紧急的事务上   

  从而减少那些紧急且重要的事务   

  把紧急但不重要的事务合理地委托或授权   

  杜绝不紧急也不重要的事务侵占你宝贵的生命   

  时间管理的方法……集中统筹   

  ●目前常用的时间管理手段   

  ■以富兰克林·柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具。   

  ■以Outlook和Lotus Notes为代表的电子工具。   

  尽管电子工具是办公现代化的体现,但它时常并不像纸质工具那么方便。   

  ●以终为始   

  可以这样来做计划:   

  Goal by Year每年设定目标。   

  Review by Month (at least Quarter)每月(至少每季度)反思回顾。   

  Plan by Week每周制订计划。   

  Live by Day过好每一天!    

  ■首先从目标开始:   

  每年都要把你最重要的人生目标放在首位(Goal by Year)。放下眼前的事,静气凝神把注意力放在有激情的地方,这是世界最需要你去为之奋斗的。柯维在其《高效能人士的第8个习惯》一书中写道:〃一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的,而不是发明出来的。〃 譬如我自己,生活的经历让我发现〃影响他人〃是我的一大天赋才能,因此,培训便成为了我人生的一项使命。当然,我还有许多其他与〃影响他人的才能〃相关的梦想,这都是我的激情所在,那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。我2006年与此相关的最重要目标包括:让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收益;通过为公司内部杂志《SMILE》每期撰稿把积极的影响带给更多的员工;让家庭实现崭新的过渡(儿子离开幼儿园要上小学,新居交房还需要装修)。   

  最重要的目标是你无论如何都要去拼力实现的。同时,你也不要忽视人生的其他方面。这就是说,一旦确定好你最重要的目标,你还需对人生的其他方面作出计划和安排。譬如,我2006年的最重要目标主要与事业和家庭有关,然后我就会考虑,在精神追求、身体健康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。   

  ■确立了目标,就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中(Plan by Week):   

  行动切忌闷头前行,不会驻足反思。每个月,至少每个季度都应该对行动进行总结(Review by Month or Quarterly)。   

  ■〃活在当下〃(Live by Day)的真谛:   

  每年年终,你是否能像孙悦的一首歌里唱的那样〃身体不错,工作不错,心情也不错〃?    

  ●与时间管理工具相关的最重要的五个概念   

  以下五个概念,可以涵盖我们人生中所有要做的事。我向大家介绍的〃效能效率年册〃,其实就是利用这一工具,帮助你管理这五个概念,也就是你要做的所有的事,从而将你的计划真正落实。这五个概念是:①约见;②活动;   

  ③未来活动;④对别人的承诺;⑤别人给你的承诺。   

  ■约见:日期已经确定,有明确的开始时间,一般也有结束时间,如会议、约见、培训、接机等。   

  ■活动:日期也已经确定,但没有规定开始时间,优先度可由自己确定, 如写个报告,电话通知,发邮件等。   

  ■未来活动:未确定名确日期的一般为一周以后的约见或活动,如你今年年假何时休,怎么休还有待安排,这就算未来的活动。         

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第25节:时间管理(6)         

  ■对别人的承诺:不一定有开始时间,但成果交付有时间期限。如项目经理承担的工作。   

  ■别人的承诺:别人向你交付的成果有时间期限。   

  有人可能会问,那么人死属于什么?正常来说,人死应该是未来的活动。但如果一个人想自杀,并且确定好了日期和时间,那么就成了约见。   

  上学算什么?上学属于约见。开学有日期,放假也有日期;上学有时间,放学也有时间;入学有期限,毕业也有期限。   

  做梦是什么?你不知道什么时候做梦,那是未来的活动;你想今晚做梦,那是活动;你想一睡着就做梦,那是约见。   

  ●时间管理体系的两个层面   

  ■时间安排:每项工作活动发生的时间和所需要的时间。   

  ■信息管理:与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处。   

  时间管理体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统,应包括:   

  ■时间安排工具:日历,每日时间表,每日活动表,甘特图(项目管理工具)等。   

  ■信息管理工具:电脑硬盘档案,软盘、光盘档案,纸文件档案,电话、会见记录单等。   

  ●时间管理的具体方法   

  ■每年制定目标。   

  工具:人生之轮。   

  ■每周制订计划。   

  工具:周计划。   

  ■未来活动安排:   

  工具:日历(大概估计日期,填写在估计日期的月份)。   

  ■约见、会议安排:   

  工具:日历。   

  ■每天的安排:   

  工具:〃每日安排表〃(见附录3…1)。   

  ◆这一工具的特点:   

  可以用A4纸自己拷贝。   

  自己填写日期,灵活、经济。   

  管理时间的维度全面周到,且一目了然。   

  ◆在每日下班前计划第二天的工作。   

  ◆首先将日历中的约见、会议填入时间表 (参考附录3…2)。   

  ◆将活动按优先性分成A、B、C、D类。   

  A类:紧急且重要。   

  B类:重要但不紧急。   

  C类:紧急但不重要。   

  D类:不重要也不紧急。   

  ◆估计每类活动应花的时间(参考附录3…3):   

  工作不是干了算,而是应该算了干!   

  对事讲效率,对人讲效果:谈事可以将时间卡得死一点,当涉及情   

  感,人员发展等问题时,留的时间余地就要大一些。   

  ◆将活动穿插到约会的间隙内(附录3…2)。   

  ◆第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整。   

  ◆每天的工作安排应该:首先处理A、B类,然后是C类,努力完成D类,避免拖延。   

  ■别人的承诺:   

  工具:每日安排表中〃别人的承诺〃部分。譬如,当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时,你就可以直接填写一张该日期的每日安排表,并将责任人和要交付的任务记录在〃应交付的工作〃一栏中。到了该日期,这一记录就会给你提醒,从而省去你用脑子记忆的负担。   

  ■对别人的承诺:   

  工具:可能运用到以上所有工具。因为你给别人的承诺,如项目管理,可能会包括约见、活动、未来活动和别人的承诺。   

  ■每个月,至少每季度要做反思回顾。   

  工具:成绩总结表。   

  ■集中统筹……将以上所有工具集中在一册中,形成自己的人生。   

  〃效能效率年册〃   

  扉页:人生之轮……帮你设定一年的目标         

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第26节:时间管理(7)         

  接后:日历……帮你记录约见、未来活动   

  接后:每月的一摞〃每日安排表〃    

  ○第1页为:月目标、周计划   

  ○从第2页起:每天一页〃每日安排表〃……帮你记录、计划当天的约见、活动、当天到期的别人的承诺和为兑现你对别人的承诺应做的事   

  ○最后一页:月度〃成绩总结表〃……帮你回顾、反思   

  接后:重要联络信息   

  接后:重要任务沟通记录   

  接后:其他你认为重要的信息记录(如重要的纪念日、重要的卡号等)   

  ●运用时间管理工具的好处   

  ■工具帮你记忆,从而减轻心理、思想和头脑负担。   

  ■帮你轻松有序地完成任务,实现人生的各项目标。   

  ●怎样应对打扰   

  ■打扰的来源(5P):   

  ◆People (人):同事、上级。永远不要把客户当成是打扰,而是机会!   

  ◆Phone (电话)。   

  ◆Paper (公文):信件、与自己无关的E…mail、文件、没用的名片等。   

  ◆Personal (自我打扰):开小差、与别人聊天、打私人电话等。   

  ◆Peripheral vision (视力所及的环境干扰):乱贴的小黄笺、太漂亮或太乱的办公室、办公桌周围堆放的杂物。   

  ■应对打扰的方式:   

  ◆拒绝:不要有求必应,而要学会善意的拒绝。   

  ◆推迟:帮助对方认清主次,适当推迟。   

  ◆减少:为对方限时。   

  ◆阻止:规定不受打扰的时间和情况。   

  要想避免打扰且不得罪别人,你就必须实践高效能人士的习惯4、5、6,从而让你的〃情感账户〃充实圆满!   

  ■怎样应对〃人〃的打扰:   

  ◆〃谁〃经常打扰?    

  同他们沟通,说明自己的工作方式。   

  同他们一起探讨如何做好时间管理。   

  ◆经常因为〃何事〃打扰?    

  如果无书面说明,制作出来,简明易懂。   

  再因此受到打扰,先让对方自己阅读说明,不明白再来找你。   

  ■怎样应对〃电话〃打扰:   

  ◆尽量设置留言电话。   

  ◆不要一有电话就接,每天要有至少1小时的时间连续专注于重要但非紧急的工作。    

  ◆可以留出一段时间回复电话。   

  ■怎样应对〃公文〃打扰:   

  ◆公文的分类:   

  活动性公文:需要你采取应对行动的公文。   

  信息性公文:已处理完需要存档的公文。   

  ◆电子邮件应按事务四分类的优先顺序处理。   

  ◆办公桌上只留活动性公文,给信息性公文找个〃家〃……存档。   

  ◆存档的原则:   

  一般需要存档的文件是公司所有文件的10%。   

  根据公司要求该存档的存档。   

  无章可循的分批归档:过一段时间(一般为一个月)决定是否需存档。   

  能用电子版存档,就不要用纸文档。   

  需要经常用的文件,最好有纸文档。   

  对存档的文件可注明销毁日期。   

  ■怎样应对〃自我〃打扰:   

  ◆增强时间观念,应用时间管理方法管理好自己的时间。   

  ◆当然,适当的〃自我〃打扰也是休息的一种方式,但千万不要因此而打扰了别人。   

  ■怎样应对〃周围环境〃的打扰:   

  ◆改善时间管理的第一项切实工作……整理你的办公桌!    

  活动性公文是否放在〃来件篮〃和〃发件篮〃中?   

  电脑屏幕周围还贴有用于提醒的黄笺纸(即时贴)吗?         

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第27节:时间管理(8)         

  信息性公文是否还在桌面上?   

  哪些信息性文件需存档?哪些需扔掉?   

  哪些需保留一段时间再决定是否存档?有地方保留这些文件吗?   

  名片是否分类易找? 
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