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,保持体力充沛,是提高工作效率的一个重要保证。至于保持充沛体力的方法,无非是吃好睡好心情好勤煅炼而已。
学会借力与合作
在工作中,有些事情需要其他部门、其他同事配合;也有些事情,你跟本不懂,根本不知从何下手,这时,你该怎么办呢?首先,要搞好同事关系,使他们乐于配合你的工作。有人说:人生如战场。但人生毕业不是战场,无论在商场还是在职场,用心、用情比斗智、斗勇更有效。好能力不如好人缘,这是世界成功人士的共识。其次,要学会借人之力。一个人即使是天才,也不可能样样精通,这就意味着每个人都有自己不能完成之事。但是,天下什么样的人都有,你不能完成的事,总有人能够完成。所以,如果你善于借他人之力,就是超人,没有什么是你不可能完成的,自可无敌于天下。
在专业分工越来越细的今天,几乎没有一件工作是不需要别人帮忙而独立完成的。大多数人只是在做着某个环节而已。比如,拿出版社来说,没有好的选题,你的文字能力再强又有什么用?反之,有了好的书稿,却是错误满篇,这样的书即使能出版,质量上也很难过关。另如,一个公司要举办销售活动,就需要企业的策划部拿出活动方案。而进行活动时,又需要后勤部的大力配合,接待来宾和做好到场人员的宣传工作。这些凭一人之力是办不到的。
由此可见,要注意加强与周围同事的沟通,培养合作精神。对老员工,要虚心请教,真诚待人;对身边新入职的同事,不妨当面递上一张自己做的卡片,除了自我介绍之外,再附上一段你的祝福语,简简单单,就赢得了人心。它的好处在于在你以后的工作中,就会得到大家鼎力相助,就能巧妙借助他人的力量来完成任务。只是虚心请教的姿态,几句温暖的话语,就为自己轻松地编织了一张人际网,占尽了主动的先机,何乐而不为呢?
当然,除了公司内部讲究团结合作,学会跟他人一起做事外,还要注重编织自己的关系网。如果说公司内部的合作是必不可少的,是为了完成一个共同目标而努力的话,外部的借力和合作,则是为了大家各自的利益,这样才能够做到互惠互利。公司是个小集体,社会是个大集体。虽然存在竞争,但也需要通力合作。意识到这一点,就会明白有用的人就在你身边,只是如何去团结利用他。
如今这个社会,完全是靠人际关系网来工作和运作的,需要别人帮忙时,如果之前根本就没有打过交道,或者从来都不冷不热,如何向别人主动开口呢?
所以对于公司以外的朋友或客户,要学会节假日的联络,尽量将他们的详细信息变成一个资料本,记上电话,邮箱,地址等资料,注意更换。朋友多了信息来源就多,做起事情来就会顺手得多。想把事情做出色,有时候凭着个人的力量是办不到的。要记住:有用的人就在你身边。
提高工作效率的几点建议
1.问清楚工作的目标与要求,可避免重复作业与减少错误的机会
通常的情况是,你不知道自己应该做什么:这个目标对你的工作会有什么样的影响?这个目标对你的意义是什么?当你理清了所有的问题后,再开始工作。
2.懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度
对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情,他总是担心:会不会因此丢了工作?我和同事之间的友谊是否就此结束?老板有可能接受吗?
拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况,你必须对自己负责,管理自己的时间与工作,不应让别人的额外要求,让自己陷入忙乱的局面。
3.主动提醒老板排定优先级,可大幅减轻工作负担
“手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆的工作,实在是没道理。”但是有没有可能问题是出在你自己身上?你有没有适当的反应真实的情况?如果你不说出来,老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交待你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。
4.有效过滤邮件,让自己的注意力集中在最重要的信息上
电子邮件以及实时通讯技术是一种幸福,同样也是一种诅咒。因为它,你可以看到全世界,也因为它,你被杂乱、没有焦点、不必要的信息给淹没了。你应该要做的是知道何时要关闭你的虚拟沟通之门。
5.邮件内容尽量精简,节省写信的时间并增加对方响应的机会
“最容易阅读、理解、与回复的信件,最吸引我的注意。”这是詹森在进行“追求简单”的研究计划时,一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。
每一个人的时间与注意力是有限的,电子邮件的内容愈精简愈好,不仅可以节省自己的时间,更能吸引收件人的注意,提高响应的机率,否则你的电子邮件就会成为对方90%的删除名单之中。你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的信息,而且必须更容易阅读,节省对方的时间。
6.当没有沟通的可能时,不要浪费时间想要改变
主管对于你的意见通常会有以下几种的回答:
1)完全同意:“我完全同意你的看法,也会全力的支持你。”
2)同意:“我并不是完全同意,但是我相信你的判断。”
3)不置可否:“我不同意你的看法,原因是……不过很谢谢你的意见。”
4)不同意:“就照我的方法做。”
5)完全不同意:“我绝不允许有这样的想法,更不允许其它人有这样的想法。”
如果你发现,在沟通的过程中,主管的回答多半是前三种情况,就表示这个主管是可以沟通的,愿意接受别人的想法。如果多半属于最后两种的情况,就代表他是不容易沟通的人。总是听不进别人的意见、冲动做出决策、不愿意反省、只为了个人的利益或权力……不论你提出什么样的想法或意见,每一次都是吃了闭门羹。
如果真的遇到这样的主管,完全没有沟通的可能时,这时候你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择,你是否能够接受这样的工作环境,凡事只依照主管的意见做事;或是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题,无关乎好与坏。
7)要取得信任,不需要反复的沟通,同样可争取到你要的资源
在经营成本的压力下,要向公司争取更多的资源,可不是一件简单的事情。尤其是碰到钱的问题,事情似乎就变得复杂许多。即使经过无数次的讨论或是精确的计算,成功的机会却是少之又少。
然而,多半时候,争取预算成功与否并非仅是关于钱的问题,它更是人际关系与信任的问题。如果老板信任你可以真正解决问题,为公司创造利益,自然而然可以得到你要的预算。但是如果他对你没有足够的信任,即使公司有再多的盈余或者只是争取一小笔的预算,都很困难。
不要只看到钱的问题,如果你一直陷入数字游戏当中,情况对你永远是不利的。公司必须面对严酷的经济压力,永远是希望可以用更少的钱,创造更多效益。
8.专注工作本身,而不是绩效评量的名目,才能真正有好的表现
绩效评量本身立意良好,我们每一个人都应该随时知道自己的工作绩效如何。只是多数企业的情况是,绩效评量被过度操作,有各种不同的名目,还有复杂的计算。主管根本没有足够的时间做深入的评量,最后只是沦为数字游戏。
公司真正的目标是扩大控制、减少成本,绩效评量的制度让公司有合法的借口可以开除不适任的员工。员工为了保住工作,只想着该怎么让自己的成绩好看一些。
事实上,你根本不必把精神花费在这些数字游戏上,不要因为公司今天要评量外语能力,所以你开始自费上课恶补;某一天公司决定加入提案企划能力的考核项目,你又开始烦恼该怎么办。这样只会让你疲于奔命,结果却适得其反。
做一个创造型的人才(1)
◎ 阿凡提示
与其坐享“奶酪”,不如成为“奶酪”制造者。在这个以新求发展的社会,想要做好本职工作,做一个出色的人才,就要抛弃被动工作的习惯,打破思维的条条框框,突出自身的创新能力,提升自我的创造力,成功人生才能将为你所拥有。
◎ 阿凡说事
从未搞过业务的晓峰,因为急于找一份工作而应聘到一家电器公司。上班的第一天,他怀着美好的憧憬,积极地了解公司的运营状况。然而,很快,他就被现实打击得没了热情。原来,这家公司主要生产开关、插座等小型电器配件。公司经营状况很不景气,货款回收困难,导致资金周转不灵。一位老员工告诉他,许多业务员因为回款不力而遭到辞退,还有许多业务员感到前途无望,便自动走人了。
老员工一边给晓峰介绍情况,一边感叹道:“每一个新来的业务员开始都信心百倍的,可做了一段时间,就不行了,我来公司两年,可已经是老员工了。”
“您说,咱们的业务员跟走马灯似地换来换去,您却做了两年,有什么好的经验吗?”
“好的经验也没多少,想在这家公司混,难!因为公司产品毫无名气,缺乏市场竞争力,不得不受中间商控制。我们是将产品硬塞给中间商的,回款方面就不能太讲究。追款追急了,他们要求退货,结果更糟。要想回款顺利,只能靠交情。我就是这么做的……”
晓峰点点头说:“那我得跟您多学习。”
老员工笑道:“这也是门学问,况且需要时间,可惜,咱们老板急功近利,也许还不等你跟中间商建立交情,就把你开掉了。我能做到今天,完全是凭多年的业务经历,建立起一套人脉关系网,才迅速解决回款问题……”
晓峰明白老员工没好意思说出的下半句,对于没从事过业务工作,也没有人脉关系网的他来说,要在公司迅速干出成绩真比登天还难。但是,晓峰并不气馁,他是个不服输的人。
“凡事总有解决办法,不可能束手无策。”晓峰这样想着,继续问老员工:“有没有可能越过中间商,跟直接用户打交道?比如说,建筑商?”
“建筑商也会拖欠货款的。再说,大建筑商不大可能要我们这家小公司的产品,小建筑商一次进几千几百元钱的货,我们还要出一趟差,得花一两千差旅费,不是得不偿失吗?”
老员工的话也十分在理。看来,这份工作一定要好好琢磨了。
下班后,晓峰跟几个同乡聚会。夏末初秋的夜晚,空气中有几许淡淡清凉。坐在大排档的雨伞下,几个朋友喝着冰爽的啤酒,围在一起天南海北地高谈阔论。而细心的人会发现,这一群人里,只有晓峰是一幅沉默寡言的样子。
“喂,想什么呢?”一位同乡拿胳膊肘轻轻地撞了他一下。晓峰如梦方醒,喝了口啤酒,大声说:“哥们,帮我想想,我下一步该怎么做?”
“打广告,扩大知名度。”同乡这么说。
“可惜我们公司财力有限,哪有钱打广告?
“那就多给你一些时间,跟客户建立感情?”另一位同乡又说。
晓峰摇摇头:“让老板耐心等业务员跟中间商建立交情,恐怕难。”
看见晓峰苦苦思考的样子,一位同乡给他打气说:“别着急,你有这么多朋友呢,还能想不出好办法?”
“对呀!”晓峰脑中闪过一道电光,“对呀,对呀,有你们大家呢,我还有什么可发愁的。”晓峰起身举起酒杯,跟大伙一起碰杯:“全靠各位了,回头跟我一起回家!”
几个同乡没明白晓峰的话,他们看着晓峰举杯一饮而进的样子,全都满脸狐疑。
第二天,晓峰将自己的想法整理出一个方案,递交给老板,并解释说:“那些大型电器公司将主攻方向放在城市市场,我们将销售重点放在农村市场也许更有前途。公司的业务员大部分来自边远小县,如果让我们中的一些人回家乡建立经销点,利用以前的关系开展业务,也许能打开销路。比如,我在老家人面比较熟,有几个能干的朋友,让我们回去建立直销网络,如果将业务扩展到周边几个县,一年少说能做到一百万。”
老板沉吟半晌,说:“你这个想法很好,如果行得通的话,我们就可以在全国各地建立一个新的销售网络。不过是否可行,我还得考虑考虑。”
没