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第18节：引子二（5）
第二，善于利用秘书处理日常事务。
许多人忽略了“机要秘书”这个角色。其实，这样的人不仅可以将上司身边的琐事全部妥善处理，而且可以帮忙搜集信息、分析状况、沟通协调或“修桥补路”等，许多执行过程都可以由这样的人监督。合格的机要秘书能洞烛先机，知道下一步该做什么，分寸拿捏得当，使高层主管能够得心应手地工作。
第三，聆听真正的声音。
高层主管不需要到处明察暗访，而是在必要时才出手。“天”在高处就可以洞察秋毫；如果不能，也可以通过“人”来执行。许多意见与杂音需要专心地听，如果老是想“说”、懒得“听”，就不能发现问题。
第四，掌握取舍的平衡。
这是由“取”到“舍”的最高境界。基层主管要取之不尽，用之不竭；中层主管要进退有据，知道如何取舍；高层主管要随时舍得。有“舍”，才有“得”，而且要立刻丢弃，不要因旧观念、旧信息而影响判断。东西愈少愈好，以免浪费时间去选择。建议也一样，三个选一个足矣！如果高层主管桌上的公文堆积如山，那就是不能充分授权；如果决策窒碍难行，就是执行不彻底。高层主管如果还是每天忙进忙出，那与中层主管有何不同？
第五，随时创新，增加新观念。
高层主管的大部分时间用于思考，还要广泛阅读，目的是接受新的知识。他会时时改变，常常打破自己的规定，原因就是他有了更新的想法。朝令夕改的高层主管大有人在，从管理的层面上看是正常的；相反的，如果一个高层主管总是墨守成规，那就成了不折不扣的基层主管了。
第六，化零为整，一次处理。
高层主管处理问题时通常比较慢，原因是他们在等待时机。他会伺机而动，他的决策又“慎”又“狠”，等到他一出手，通常也不可能再挽回了。因此高层主管总是好像在等，四周的人总是在猜。高层的心思与决定，几乎是“圣意难测”，旁人很难得知他最后的惊人之举。营销人员的时间管理
营销人员每天的工作时间，多半能够由自己支配，也就是说，自主时间比较多。因此，在工作中必须加强时间管理的观念。
营销人员时间管理的要点
时间安排要有弹性
譬如，在约会和约会之间，项目和项目之间，要留有较多的弹性时间。尤其是两件需要用较长时间来完成的事情之间，一定要采取阶段性的弹性时间保留法，才不至于手忙脚乱，使计划难以实现。
精算时间
每周利用大约10分钟的时间，把过去一周内的工作行程浏览一下，看看交通、行政、与客户交谈、会议的时间各占多少比例。营销人员应该把工作重点放在与客户无时无刻的接触上，行政、会议、交通则次之。如果发现比例不对，则立刻予以调整。
上、下午分开
每天最有效率的时刻是上午，所以，需要思考的事，如写企划案或批阅公文等，均放在上午；下午则用来开会、拜访客户，做些不需集中精力的事。
减少开会时间
召开会议要遵循减少人数、减少次数、减少时间三个原则来进行。一般例行会议不要超过40分钟；业务会议除了互相交换情报之外，不要做其他琐碎的事，以免浪费时间。
拜访客户与接待客户
前者是你主动找人，必须遵守“天罗地网”捕人法，追踪客户，而不要老是扑个空；后者是受到干扰，尽量避免不速之客来打扰你。
控制约会时间
拜访客户之前，先设法打听他的工作安排，以便了解自己有多少时间可以与之交谈。时间少，则资料必须充分，以便可以在有限的时间内给对方充足的信息；时间长，则口头说明会更有说服力。总之，要事前了解自己可以运用的时间有多少，以免给对方造成不便。
少说多听
许多营销人员都很喜欢花大量时间去说服客户，这样做往往会给客户造成压力，而失去订单。目前是一个客户至上的时代，唯有聆听客户的真正声音，耐心为其解决眼前的疑惑，才可能达到客户满意。
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第19节：引子二（6）
交通时间，妥善安排
营销人员为确保服务品质，多半要亲自拜访客户，这时所运用的交通工具、行驶路线就变成很重要的成功因素。在详细了解客户所在地的交通状况及是否有停车场等细节之后，再去拜访，才比较妥当。
计划周全，步骤详细
善于营销的高手，当然会将所有与业务有关的资料都先整理妥当。根据整理的资料制订详细的计划，也就是下手前，决定何者先、何者后，一定要按照计划的步骤顺序去做，不要前后倒置，并且还要检讨自己的得失。
排好优先级
很多人听过什么叫做“紧急”，什么叫做“重要”。但是，优先级中的第一优先（重要也紧急）、第二优先（重要不紧急）、第三优先（紧急不重要）、第四优先（不紧急也不重要）仍分不清。营销人员在做事之前，应该想一想，每件事的重要性和紧急程度如何，然后再确定这些事的优先级，这样才会使工作忙而不乱。
可以不做的事尽量不做
营销人员最不善处理的就是琐碎的行政工作，所以，但凡工作中的行政业务，都设法交给助理人员去处理，如此才可能保留比较多的时间用来思考、整理、计划。
运用科技，取得情报
时间就是成本。身处营销战场，情报是最好的制胜武器。要想取得优势、拥有无往不利的武器，离不开良好的工具设备和科学的方法。
善于表达
花些时间在练习“如何表达”上。表达能力并非天生，有较强表达能力的人有一套方法使自己在最短时间内，说服对方。
适当应酬，节制酒色
应酬是工作的一部分，对于营销人员来说更是如此。应酬天天有，但也并不代表天天非喝到天亮不可。一般说来，设定一周有三天是应酬日，而且应酬绝不超过午夜，养成习惯之后，你和你的客户就会习惯这样的应酬法。吃喝的地点，应选择交通便捷、停车方便的地方，与店主熟识也有好处。总之，应酬要达到目的，不要耗在无谓的闲聊和酒色里。
分段时间管理
营销人员最好将一天分成三个段落来进行时间管理。
上午
起床时，最好不要被别人唤醒，这会影响一天的心情，使用具有音乐铃声的闹钟会比较好。醒来后，张开眼睛思考的第一件事，就是自己今天该先做什么，自己想做的事要先做，以免因其他事情的干扰，而造成拖延。起床到出门前，都是采用“并行作业”，也就是一边吃早餐，一边和家人聊天或看电视、报纸。
中午
吃饭最好在12：45到13：00之间，以避开用餐高峰。找朋友或搭档一起吃中饭，以便获得新的情报。若是约会等人，应选在书店旁边或书报摊旁，也可以顺便得到一些信息。手边永远有些小杂志或剪贴资料，看完即扔也是好法子。
下班
遇有应酬，事先了解大概要花多长时间、有哪些人参加、会不会喝酒或唱歌。没应酬的话，回家前先想想应该带什么回去。平时做一些有益身心的事，如养花、养宠物、做手工、看体育节目等，都是不错的选择。
能够保证生活品质，保持比较悠闲的心情，而非无时无刻都十分紧张，对营销人员很重要。
缔结合约时的时间管理
营销人员缔结合约的过程，一般可分成简单的几个步骤：拜访客户、询问报价、成交、缔约、交货、付款。由于时间是竞争的基础，因此，下列几点是十分重要的：
时间就是成本
所有成本均会依照时间次序而有所变化，因此，把握成本，必先把握时间。无论内销、外销，必须了解“时间”所造成的成本的浮动幅度。充分掌握其中的变动因素，已成交的生意才不至于因为“时间”而失去利润。
商机就是时机
成交的关键，往往在于抓住适当的商机，而何时才是商机，就需要智慧的选择和判断。一般而言，商业情报就是掌握先机的关键。成功的营销人员，基本上都需要有一些“情报眼”。
布下天罗地网
缔结合约的过程中最要紧的就是布下天罗地网，不使合约及订单由手中溜走。这时就要运用一套订单“时间表”，由面谈的第一次起，在时间表上说明每次“跟进”的时间及效果。绝对不要放弃任何一丝机会，而是要见缝插针，直到签约付款才能停止。
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第20节：引子二（7）
掌握关键人物
每个合约都关系到一位关键人物。他也许是生产作业员、营销或采购经理，也许是公司的大老板或者老板娘。因此，关键人物的时间就是我们必须打听的情报。如何与“他”建立关系，才是跟进的主体。
注意合约时效
常有许多生意都是因为交货日期延迟而导致毁约。故在缔结合约时，应仔细推敲有关条款的“时限”。除了货款金额外，交货日期及相关期限也是合约中最重要的条款。
金钱与时间
有这样一句名言：“如果花钱能节省时间，就该花钱。”但奇怪的是，人类自古以来一向很乐于拿他们非常有限的生命，来交换钱财。在缔结合约的过程中，营销人员应该摒弃“凡事单打独斗”的心态，而认定“可以让别人做的都叫别人做”，如此可以节省更多的时间与精力，放在收益最高的目标上。一旦有人帮你做了大部分行政事务，你的心思就可完全放在“打仗”上。秘书的工作效率与时间管理
依据管理学中帕金森定律及80/20法则，秘书的日常工作均为“琐碎的多数”，而非“重要的少数”。接听电话、处理文书信件、管理档案、整理会议记录、安排约会、制订旅行计划等工作，悉数是非决策性的工作，而是服务性工作。服务的重点在于效率，所以能够将日常“琐碎的多数”工作，处理得更有效率，就是所有秘书一致的目标。
什么是效率？效率就是在处理日常事务与突发事件时反应快，但很正确、很从容。
效率如何达成呢？效率的实现在于充分的准备及妥善的安排，有效率才能提供高品质的服务。秘书的工作，用嘴、用手的频率，比用脑的频率高。这就有可能造成表面工作效率提高，实际工作效率降低的状况。
最高工作效率的表现，其实可以运用科学的方法来实现。这就是所谓Ｃ型经验：信心＋约定＋控制（Confidence＋mitment＋Control）。Ｃ型经验可以让你超越自我，达到前所未有的高峰。
Ｃ型经验里的感觉：
超越性：你会觉得比以往更有效率、更有生产力。你已经打破了自己的纪录。
不费劲：你在做什么事的时候都感到舒适安稳，即使不费劲也能办得好。
肯定：你很乐观，很有信心；你喜欢自己，也喜欢目前所从事的一切。
自然：你觉得在你的思想和行为之间，有自然的脉络可寻。
注意力集中：你的注意力极为集中。你觉得全然投入工作，而且与周围的人打成一片。
有劲：你觉得体力极为充沛，生命力无比旺盛。秘书的时间管理，其困难之处在于自主的时间不多；不易控制的非自主时间，往往主宰了“重要的少数”。所以，建立正确的时间观念，以及培养跨越时间陷阱的技能，往往就靠主管与秘书的默契配合。
秘书的时间管理，其实可以分为四类：计划、组织、执行、指挥。然而在细小的时间狭缝里争取更充分地运用时间管理的技巧，必须要靠经验和方法。以下就是处理琐碎事务时，秘书可以争取时效的要点：
电话处理
将手边各类电话号码簿合并。
常用电话号码放在手边或储存在电话索引内。
运用多功能的电话系统。
集中回复电话，并