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《考成法》类似于现代企业绩效考核的法律,只不过它考核的是大明王朝的官员。《考成法》规定:帝国中央六部与都察院将所有应办之事,按照道路远近、事情的缓急,规定出完成的期限,然后分别在三套账簿上记录在案。一套留在部、院存底,一套送六科检察部门,一套呈报内阁。中央六部对于所承办官员每月检察一次,完成一件则注销一件,未能按时完成者需如实申报,否则进行处罚。检察部门检察中央六部的执行情况,每半年上报一次。内阁检察六科,并对欺瞒者进行处罚。
《考成法》施行以后取得了良好的效果,张居正的政敌曾经说过:“张居正执政时,一道政令发布出去,万里之外,早晨收到,晚上已经开始奉行开去,如疾雷迅风,无所不披靡。”《考成法》的实施有一个重要的关键点,就是任何一个确定的标准都有相关的部门相互检察,根据检察的结果形成汇报制度,而不是自己说自己做得如何,没有相关部门监督检察。
张居正为什么要这样做呢?他试图摆脱以感觉为基础的行为评估,代之以事实为基础进行评估,也就是任何工作计划都需要确定出明确的目标。但仅仅这样操作是不够的,因为历史上官员的考核总会有这样一种弊病,以数字说话当然是以事实为基础,但是,反过来讲,这个一俊可以遮百丑的方式又比看似“虚”的东西更容易造假或夸大。《汉书·王成传》载,王成做胶东国相时,上计谎报招抚流亡八万余口,赐爵关内侯,提升官秩中二千石。别人跟着学,用现代话讲,就是专门以高职高薪聘请那些善于弄虚作假的“会计师”之流编造计簿,哄骗上司。所以,张居正让官员把自己的工作计划与目标抄写三份,其中一份就是提交给专门审计监察的部门,由审计监察部门向被考核者的上司提供信息。
在企业使用结果标准的时候往往也会遇到类似的问题,就是每个标准实现得如何的信息到底由谁来提供?
信息由相关部门提供还是自己提供
首先,可以由自己提供吗?当然不好,尽量由相关的部门提供才公正,就像大明王朝的督察部门一样。比如:销售额是销售部门一个重要的标准,多数的企业销售额的信息都是由公司财务部门提供的。又比如生产部门生产成本的信息由谁来提供呢?肯定也是由财务部门的成本会计提供的,而不能由生产部门的经理提供。所以,从原则上讲,应该是由不同的部门相互提供信息。但是,仅仅这样做还不够,因为这些信息一旦和员工的收入挂钩,就难免会出现有些部门卖人情的现象。这样的现象基本上在这样操作的企业当中我们都遇到过,所以,企业需要一个部门,或者是审计部或者是控制部或者是相关的一个部门,对各个部门提供的信息进行必要的审计。
刚才所讲的互相提供信息,再由相关部门对信息进行审计是理想的状态,很多情况下,我们会发现很多部门的信息没有办法由相关的部门来提供。
比如,我们考核人力资源部招聘及时不及时,信息是由谁来提供呢?有人会说应该由用人部门来提供,但是,谁来汇总统计呢?还是人力资源部。这个案例也许不够典型,那么,财务部的信息谁来提供呢?有人会说是审计部门,那么,审计部门的信息谁来提供呢?难道为了考核审计部门要设计一个审计审计部吗?显然是不可行的。所以,在特殊的情况下,很难做到所有的部门之间都相互提供信息,只有由该部门搜集提供本部门做得如何的信息了,这个时候,这些信息就需要经过公司相关的部门或者考核委员会来验证与检查。
以结果为标准要关注信息的来源(2)
信息提供中的利益相关者应该回避
利益相关者也不能提供信息。我曾经在互联网上看到这样一个小故事:有一个富翁为人非常吝啬,富翁儿子在外面花天酒地欠了很多钱。有一天债主上门要儿子还钱,儿子说:“我没有钱,等我父亲死了我就有钱了。”债主不同意,说一定要还钱,不还钱就要杀他,儿子没有办法就只好带债主一起去杀他父亲。儿子不忍心直接将富翁杀死,于是将富翁钉在棺材里面活着出殡。出殡的路上,富翁在棺材里使劲地敲,正好旁边过来一个法官,听到棺材里面有人就问:“怎么回事?”富翁在棺材里听到外面有人问,喜出望外地说:“我还没有死,他们就要把我给埋了,快救救我呀。”法官一听,回答说:“不行,我是一个法官,要讲究证据,谁能证明你没死呢?”富翁说:“周围人都可以证明。”于是法官问周围的债主:“这个人死了没有啊?”债主异口同声地回答:“他死了。”于是法官对富翁说:“大家都证明你已经死了,只好把你埋了。”
故事听起来很好笑,也很愚蠢,但是能给我们一些启示:因为债主都是一些利益相关者,他们的利益也会受到自己提供信息的影响,在企业当中肯定也会遇到这样的情况。
我曾经在一个企业里碰到这样一个情况:他们是一家日资企业,对每个工人都考核5S——整理、整顿、清扫、清洁、修养,要求每周考核每一个工人。那谁去考核工人呢?由他们的系长,就是他们的主管去考核,那主管的成绩怎么算呢?主管成绩是工人的平均成绩,也就是说他们是利益相关者。结果我问主管的时候,他说了一句话,扣工人的奖金就等于扣他自己的奖金。其实这样的事情还有很多,所以利益相关者应尽量避免提供信息。
小结
从张居正的《考成法》可以看出信息提供的重要性。在走访企业的时候,我们往往发现很多企业并不是非常重视信息提供的问题。按照这样的结果发奖金激励员工,会引起很多争议。同时,在很多企业中,一些单位、个人为了能获得好的评价、争取到更多的奖金,往往会在信息上做文章。所以,按照标准进行考核时,信息的提供者至关重要,如果信息的提供问题无法得到很好的解决,那么,其真实性就无法得到保障,按照这个结果来发奖金往往会不公平。所以,原则上讲,要由不同的部门互相提供信息,这些信息还要经过审计;同时,当有些信息无法从别的部门获取,为了降低管理成本,也只有自己提供时,这些由自己提供的信息也需要进行审计;最后需要强调的是,利益相关者之间尽量不要提供信息。
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以行为为标准应该注意什么(1)
上面介绍了结果指标操作中的注意问题,那么,行为指标在操作中需要注意些什么样的问题呢?
贾政的自我鉴定与行为指标
高鹗续写《红楼梦》第九十六回:“那年正值京察,工部将贾政保列一等。”其后郭则撰《红楼真梦》,这段情节中又多了一条“贾政自陈迂拙”的细节。改用白话串解这两段文字,就是那一年正值京官考核,贾政的自我鉴定(自陈)是迂阔笨拙,而其供职机关即建设部(工部)的领导却给他做了一个名列一等的考评,于是换来了外放江西粮道的提升。
“贾政自陈迂拙”,就是对自我的行为标准进行的一个评价,从我们的角度来看,这些纯粹属于套话。但是如果贾政不这么写,又该如何写呢?有两种方式:
假设贾政从行为的角度来说确实是勤奋、廉洁,他也照实写,他的上级看了后会作何感想?估计99%的领导都会觉得这个下属爱显摆。所以,贾政肯定会自陈迂拙。
假设贾政从行为的角度讲确实懒惰、不廉洁,他肯定也不会照实写,因为这样就等于把小辫子送过去给别人抓,他肯定也会避重就轻地写迂拙。因为迂拙只是智力的问题,而不是品德、能力的问题。
所以,无论贾政的品行如何,他都会写“迂拙”二字的。
另外,从贾政的自我鉴定中可以看出,上级官员给贾政的评价是一等,虽然没有看到贾政的考核表,但是可以判断,有一等自然就有二等、三等。那么,什么是一等呢?什么是二等呢?文中虽然没有说,但是感觉很难操作。
从这两个角度看,行为指标在中国的企业中操作有一定的难度,这个难度来自两个方面:传统文化的影响和行为标准可操作性的问题。
企业运用行为指标的时候如何避免或者减少这样的问题呢?
使用行为标准可以结合关键事件
要解决这些问题,首先要看看什么是行为标准。态度、能力、品德这些东西,我们统统都可以将其纳入行为标准的范畴。因为态度、能力、品德这些凭感觉判断的东西其实都是看不到的,每个人的行为就是对态度、能力、品德的体现。所以,操作行为标准一定要结合具体的行为,也就是做了什么事情?怎么做的?体现出了什么样的态度与能力。所以,行为标准一定要结合关键事件法运用才能够比较好地评价一个人。
比如,一个软件公司要评价其程序员的表现,表现是一个太特殊的行为标准了,很难说某人表现好还是表现不好。那么,怎么去操作呢?可以把表现细化成几十个更细的因素,其中有一个是积极主动,那什么是积极主动呢?积极主动在程序员的工作中有很多种体现,再把这些重要的行为具体化。比如:积极主动的一种表现是主动为顾客提案。什么叫主动为顾客提案?公司在为客户提供服务的时候,有一个工作叫做需求识别,这个时候,往往出现这样一种情况,由于顾客对自己所要的系统是不专业的,甚至顾客也搞不清楚自己的真实需求到底是什么,这个时候,如果公司的程序员没有认真地识别顾客需求,糊弄过去的话,就会为以后的项目操作留下隐患。因为当项目进行到一半,或者项目快结束的时候,客户发现了这样的需求,于是又要求更改,这样就会导致项目延期,对于软件公司来说,最大的成本就是时间,如果项目延期了,就会导致成本上升。所以,主动提案就是想客户所未想,在客户没有发现自己的隐性需求之前发现客户的需求。这样,表现中的积极主动对于程序员来说就不空泛了,是可以看得到,可以根据事实来进行评价的。
所以,操作行为标准的时候,切忌只是使用空泛的行为标准,要定义出一些具体的行为标准。定义行为标准不是一朝一夕的事情,需要长期的积累。有了这些具体的行为标准,就可以避免下级一味的谦虚,也具有一定的操作性。
经理人对行为指标的认知要统一
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以行为为标准应该注意什么(2)
行为标准在使用当中,除了要定义具体的行为标准以外,还需要统一经理人的认识。如果经理人的认识不够统一,同样也会出现问题。比如上面讲到的贾政的例子,贾政的行为在他的领导眼里是一等的,但要是换个领导看法可能就截然不同了,这也是行为标准在操作中的难点。如何解决这个问题呢?
我们可以借鉴一下高考改作文的方式。现在的高考大多是标准化试题,但是作文很难有一个非常明确的标准,那么,作文是怎样阅卷评分的呢?怎么来避免因人而异导致的评分标准不一致呢?高考作文阅卷的时候,首先找专家确定评定标准,然后专家团按照确定的标准对几篇作文进行打分,评出分数后,分数不公布。然后所有参加阅语文卷子的老师学习评价标准,再运用这套标准给专家团已经评价过的作文评分,之后再拿他们评出来的成绩和专家评出来的成绩对比,如果差异很大的话,这个老师对标准的理解就有问题。如果打分跟专家的差不多,这个老师就是合格的了。而那些对标准理解差异比较大的老师就安排进行第二轮学习,然后再找几篇作文来打分,直到和专家团理解的标准一致为止。如果几次都不合格,这个老师就没有改卷子的资格了。
在企业中也可以使用同样的方式来操作,先制定标准,主管经理学习标准,拿出几个关键事件来让经理人打分,直到大家的认知一致为止。这样,在一定程度上可以避免因人而异的问题。当然,行为标准的判断本身就存在着视角、认知的差别,百分之百的统一也是做不到的。
小结
行为标准如果是空泛、不明确的,往往会遭遇国人谦虚的难堪,同时,由于对标准理解的不一致,评价就很难操作了。所以,在运用行为标准的时候要注意两个问题。首先,行为标准不能空泛,因为任何态度、能力、素质都会体现在行为上,需要将行为标准具体化,结合关键事件,这样,行为标准就会落地。另外,在运用行为标准前,需要统一经理人的认识,可以借鉴高考改卷子的方式。
我们花了很