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序言
每过一段时间，商业世界的平衡就会被打破。当某些现象发展到荒谬和“极端”的程度时，失衡就发生了。而“极端”之中总是蕴含着巨大的机遇。20世纪80年代，经理们“极端”缺乏一种简单的管理体系，企业急需出色的管理人才，于是，《一分钟经理人》应运而生，一下子让成千上万的管理者找到了管理员工的捷径。我惊喜地发现，20年后，这本小书仍能帮助管理者进行管理、帮助领导者实施领导。
20世纪90年代，当整个商业世界发生剧变时，人们却“极端”缺乏应对变革的简单战略。于是，斯宾塞？约翰逊的《谁动了我的奶酪？》问世。一夜之间，大家又都拥有了“简化变革管理”的宝典。
今天，“极端”的情势再一次出现，那就是，你不得不处理更多的信息，尤其是电子邮件——数量已经超出了人类应对的正常能力。每天，你都要在一片无组织、无规则的信息丛林中艰难穿行。世界已被各种烦扰和不确定性所充塞，压力越来越大。所以，我现在给你们带来的是一条好消息：《仓鼠革命》来了——就在我们最需要它的时候，带来了简化电子邮件管理的4个有效手段。
有三个原因会让你们爱上这本书：
1它有效。本书带来了行之有效的方法，能让你下一次坐在电脑前时效率更高。
2它为领导人士提供了有价值的指导。如今，一般的专业人士每天会把四分之一的时间花在处理电子邮件上。要想成为一名优秀的领导者和团队成员，就必需找出一种管理电子邮件的方法。本书就如何处理这一问题提供了清晰的指导。
3它简明易读。我来猜猜，你很忙，对不对？很多时候你根本没时间思考，更别说读完一本塞满几千条主意的厚书了。别紧张，用90分钟的时间你就能读完这本书。作者集中论述了“关于电子邮件的少数几条最重要的观点”。你会对着书中的主角“哈罗德”发出会心的微笑——这家伙真是可爱，而且，多少有点像你自己。
祝贺你，到目前为止，你已经读到了这里。你的同事、你的竞争者可能都还没发现你手上的宝贝。如果无法处理好电子邮件，你和你的团队就无法释放出全部潜能。现在是和过量信息斗争一番的时候了，新一轮革命就要爆发。就让我们凝神静气地等待——哈罗德和“仓鼠革命”即将登场！
肯？布兰佳
《一分钟经理人》合著者
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一只信息仓鼠的自白（1）
我正安静地在办公室工作，门悄悄地开了，又“啪”地一声撞上。我抬起头，没看见人。“你得帮帮我！”一个细细的声音传来。谁在跟我开玩笑吗？
我站起身，然后就看见了他。地板上，一只长着褐色斑点的白色小仓鼠，脖子上吊着领带，正蹒跚地向我走来。他穿着一套深蓝色的西装，拎着一只小小的黑色公文包，显得无精打采。
“我听说你是什么效率专家。”他说，“我叫哈罗德。”
我弯下身，握了握他的脚爪，“很高兴见到你，哈罗德。没错，我最爱做的事就是帮助职业人士提高效率、过上更有成就的生活。”
哈罗德抬起头，满眼希望地盯住我。“也许我来对地方了。”他嘟囔着。
等我从见到一只仓鼠的惊愕中恢复过来之后，我才意识到，哈罗德正是和我约好在下午1∶30见面的客户。
“欢迎，哈罗德！请坐下，跟我说说，我有什么可以效劳的。”
哈罗德跳到我桌子对面的一把椅子里，刚要往椅背上靠，他的无线个人数码助理（PDA）突然大声嘟嘟地响起来。哈罗德一低头，身体失去平衡，差点从椅子背的缝隙里栽下去。他费劲地稳住身子，重新坐好。
“嗯，我的情况是这样。五年前我得到了梦想中的工作：福斯特—施洛布财务公司的人力资源总监。一开始，工作很顺利。我的工作效率极高，我领导的团队推出了好几项新举措，都是大动作。”哈罗德换了个姿势，开始皱起眉头，“可是，从几年前开始，我发现自己虽然工作越来越累，成绩却越来越少了。”
“怎么会这样呢？”
“要我说吗？”哈罗德转动着眼珠，慢慢想着。“嗯，是这样，弗洛伊德博士。我觉得压力特别大。我都要被那些电子邮件啦，语音邮件啦，会议通知啦给活埋了。信息都快从我的耳朵眼儿里溢出来了。”
哈罗德指了指别在腰带上的PDA。“然后我就弄来了这东西。刚开始我喜欢这种感觉，每天24小时、每周7天随时在线。可是很快，我的感觉就变得比原来更差……”
“真的吗？”
“还有更糟的，”哈罗德信手捋着自己手腕上的软毛，轻轻地说，“我都不好意思承认，”他把身子探过来，嘟囔着，“最近，我连东西都找不着了。”
我也探过身去，小声问：“是什么东西，哈罗德？”
“嗯，我真正需要的电子邮件，我会把它存起来——可是存起来之后就找不到了！就像蒸发了一样！至于我们部门在电脑上的公共存储文件夹，每个人都有不同的存档习惯，没人知道该怎么清理，现在简直是一团糟！我花了好多时间让别人重发邮件或是重新制作丢失的文件。我很晚才能休息，只是为了跟上节奏不掉队。”
“那么，想必工作已经影响到你的私人生活了？”
哈罗德忧心忡忡地抬起毛茸茸的眼皮。他把手伸进口袋，掏出一张小得不能再小的相片。我定睛细瞧，看出来那是哈罗德的全家福：可爱的妻子和两个漂亮的孩子。
“幸福的一家。”
“应该是烦恼的一家，”哈罗德认真地纠正我。“由于有了无线技术，我可以随时在线。我下班后工作时间太长，卡萝尔真的已经无法忍受了。”
他面色阴沉地攥紧脚爪。“孩子们讨厌我在周六和周日一直处理电子邮件。可是我心底里总是有一丝丝盼着周末，因为只有到了周末，我才有希望把落下的工作补上。有的时候，我很想看一场球赛或是听一场音乐会……可是我要是不抓紧时间工作……”哈罗德把他小小的仓鼠肩膀耸了几耸，仿佛在说：“我也不知道会怎样了。”
“这么说，你的理想工作已经变成了一场噩梦？”
哈罗德点点头：“我感觉我正在丢失……我自己。”
他接下去轻声道：“以前，我喜欢学习新的东西，每天早晨上班都兴冲冲的。现在，我讨厌上班。我觉得自己就像……就像……”他费力地找着合适的词。
。。
一只信息仓鼠的自白（2）
“像一只踩着轮子转的仓鼠？”我提醒他。
“没错！”哈罗德嚷着，从椅子上跳起来，“我已经变成了一只轮子上的仓鼠！跑得越来越快，却半步也没有前进。”
我这才意识到，哈罗德并没发现自己已经真的变成了一只仓鼠。尽管我已经帮助过不少感觉像仓鼠或行动像仓鼠的职业人士，哈罗德还是头一个真的变成了仓鼠的家伙！也许他的变形是一点点发生的，所以他才没注意到。
哈罗德停了半晌，又深深地叹口气。“我年轻时，对自己生活的设想完全不是这样的。”
“跟我说说，那时你是怎么想的？”
哈罗德抬起眼，凝视着天花板，像是在努力挖掘一些遥远的记忆。
“嗯，我梦想着拥有一份有意义的工作，身边都是优秀的同事，大家一起做一些高水平、有影响力的大项目，生活富于变化而且充满激情。我还想像着自己会有许多时间陪伴家人，和朋友一起欢笑……锻炼健身，修整花园，思考生活……”哈罗德苦笑着，“我从没想到自己会像一只踩着轮子疯跑的仓鼠，不睡觉的每一分钟都在心急火燎地处理电子邮件。”
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一种新的工作方法
哈罗德沮丧地把前爪一摊，“你是专家。你说，我怎样做才能摆脱这个轮子？”
“你得振奋起来做点事情，哈罗德。这才是正确的态度。”
“是啊，是啊，”他应着，脸上掠过一丝不耐烦，“我已经上过好几回时间管理课程，可是没有用。”
“哈罗德，这不是个时间管理的问题……这是信息管理的问题。”
“真的吗？”
“当然！太多的电子邮件和信息正在吞噬着你的生活——不要错会了我的意思，电子邮件是个好东西，很有用的交流工具。可是不知怎么的，对很多人来说，它已经变成了障碍。大多数职业人士都深有同感，觉得自己就像踩在一只飞转的信息轮子上下不来。”
“那么，有什么办法吗？”哈罗德垂头丧气地问。
“加入仓鼠革命。”
“啊？”哈罗德吃惊地问，“革什么命？”
“信息过剩！”我说。“它就是你的敌人——无价值的信息充斥着你的世界。当一个人被电子邮件淹没时，是没法发挥出全部潜力的！仓鼠革命是一项战略计划，能帮你一劳永逸地摆脱信息过剩的羁绊。你想不想学？”
“当然想。”哈罗德说。他看起来既兴奋，又有些怀疑。
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电子邮件也会积少成多
这时候，我们的高级财务副总裁艾米利奥恰巧从门口走过。当他看到一只带斑点的小仓鼠正摇摇晃晃地站在椅子上行着军礼时，下巴张得都快掉下来了。他懵头涨脑地撞到一排文件柜上，发出一声巨响。但愿哈罗德没注意。我开始了我最喜欢的一个主题：信息超载的真正代价。
“你知道么，哈罗德，我喜欢喝咖啡。具体地说，我喜欢蓝天摩卡其诺——咖啡加上奶油、好多巧克力，实在太诱人了。”
“我们楼里也有一家蓝天咖啡馆……”哈罗德嘟囔着，有点不知所云。
“结果，几年前，我每天都要买两三杯咖啡。当时我们正在压缩家庭开支，好为孩子们存大学学费。有一天，可能是心血来潮，我突然决定算一算我在摩卡其诺上花了多少钱。一年超过3 000美元！经年累月的，我不知不觉地把孩子的学费花到了咖啡上！”
哈罗德瞟了我一眼，问道：“这和电子邮件有什么关系？”
“电子邮件很像咖啡，容易让人上瘾，最后会积少成多。”
“上瘾？”哈罗德还是不知所以然。
“你的电子邮件系统去年有没有爆掉过？”
哈罗德点着头，“上个月出了一次问题，真是可怕，害得我一直担心耽误了什么重要的事，而且有与世隔绝的感觉。那一天我过得心神不宁，现在想想实在没有必要。”
“你描绘的这些症状和我好几天喝不上咖啡时很相似。一种心痒难熬的感觉，哈罗德。电子邮件确实能给我们带来重要的信息，也能引起我们的兴奋。也许那些兴奋能在我们的大脑皮层里激发出什么东西，让我们上瘾，随时随地有查邮件的冲动。”
“的确。有时候我明明有更重要的事要做，却忙着查电子邮件停不了手。”哈罗德补充道。
“正是，还有一个让我们离不开电子邮件的原因，那就是，它很方便，又不伤和气。如果你想批评一个表现差的同事，写封邮件总比当面谈容易。别误解，电子邮件是一个很棒的提升效率的工具，但我们有时过度地使用了它，或者说是滥用了它。”
“我从没想过……”哈罗德表示同意。
“你知道你每年花在电子邮件上的费用是多少吗？”
“电子邮件不要钱！这不正是电子邮件的优点吗？用不着贴邮票！”哈罗德嘻嘻笑起来。
“咱们来瞧瞧吧，”我答道，“每年你花在电子邮件上的时间有多少？”
方法1：减少电子邮件数量
“好吧，哈罗德，让我们从最简单也是最容易被忽略的技巧开始，发得少——收得就少。”
哈罗德不相信地瞟了我一眼，“发得少有什么用？我是说……我的问题在于，别人发给我的电子邮件太多。”
“乍一看，你对收到的电子邮件数量没有什么办法控制。但是仔细想想就不是这么回事了。研究显示，一般每收到5封电子邮件，就有3封是需要回复的。这也就意味着，我们自己每发出5封电子邮件，就会收到3封回复。我管这叫‘飞去来器效应’。所以，只要你删去发出的5封邮件中的1封，收到的邮件就会减少大约12％。”
“我还省去了写那五分之一的邮件的时间呢。”哈罗德边想边说，“可是，我可以相当肯定地说，我发出去的邮件大多是非常必要的。”
“我同意。”我点着头说，“但‘大多’还不是‘全部’。我愿意跟你赌一杯咖啡——你发出的邮件里，20％实际上是可以不发的。”
“我愿意打赌。”哈罗德笑着，“但我不知道你怎么来证明这点。”
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