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“我愿意打赌。”哈罗德笑着，“但我不知道你怎么来证明这点。”
“咱们这么想吧，”我答道，“你每天处理电子邮件时是什么感觉？”
哈罗德想了一会儿，“最近我变得有点神经质。我的胃有点痉挛。我特别担心有什么重要邮件被淹没在收信箱里。也许就是因为这样，收到那些没用的邮件才让我更加烦躁。”
“听起来你的压力很大。”我说道。
“谁说不是呢。我每天有很多会要开，会议中间只有几分钟的时间，我也总还是在用我的PDA给同事发邮件。我不想耽误任何紧急的事。回到办公室之后，有一点属于自己的时间了，我就开始专心扑到电子邮件上，删除和回复邮件，能干多少是多少。回到家，邮件还在我的脑子里。过一会儿我就得偷偷地查查邮件，飞快地写上几句回复。一被孩子们看到，他们就很生气！”
“你像是病得不轻，处理邮件都变成条件反射了。”
哈罗德点着头，“太烦人了。仓鼠轮子的比喻真的很恰当。多数时候我就像个机器人，打开邮件——读邮件——写回复，打开邮件——读邮件——写回复，打开邮件——读邮件——写回复……”
我点着头，“在我们压力太大时，尤其是当邮件源源不断地涌来时，我们往往就开始发送‘我邮件’了。‘我邮件’就是为了快速清空‘我’的邮箱，把‘我’的信息倾倒给别人。一切都是围绕着我，我，我。也许正因为如此，电子邮件变得越来越没有意义。我们根本就不去考虑收件人想要什么、需要什么。所以，邮件经常容易写得含含糊糊、没头没尾，要么就是自说自话长得吓人，这些都是‘我邮件’的典型特征。”
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两封电子邮件的故事（1）
在很快喝过咖啡之后（哈罗德买的单！），我们开始研究如何提高哈罗德的电子邮件质量。我拿给他一份打印出来的电子邮件。
“我想请你读读这封邮件，看你多快能弄懂它要做什么。”我掏出秒表。“准备好了——预备——开始！”
哈罗德开始埋头飞快地读邮件，邮件的题目是：“还有件事”。
寄送：老虎团队全国群发名单
抄送：艾德？亨利，泰勒？班克斯，席拉？梅塔，辛迪？吴
附件：NhddMtgNotesdoc； NatSls07xls
主题：还有件事
致意
我想感谢你们大家参加了上周的会议。能够在阳光明媚的佛罗里达见到你们各位真是开心。你们带来的信息的确十分有用，将帮助我们在未来更好地为客户服务。布兰达关于克雷客户的观点尤其有用。她的做法给我们大家树立了好榜样。我在信中附上会议记录和行动计划，供各位参阅。对了……我还得麻烦你们之中的一些人再帮我个忙。不幸的是，我们需要对三月份的数字再进行一次核对。有些人说报上来的数字不正确。也有人说数字没问题。我们觉得，保险起见，还是应该很快地核对一下。事实上，我们也想再看看二月份的数字有没有问题。这只和东海岸团队有关。西海岸的数字看来没问题。所以，请检查一下附上的文件，告诉我你们有没有发现什么对不上的地方。我还附上了关于会议的一些重要信息，其中包括布兰达的经验介绍。
哦，对了，还有件事：我们还想看看三月份小饰品的销售数字是比一月份和二月份高还是低。按道理说应该更高。如果你们的数字显示是更低，请尽早打电话给我。
再次感谢你们上周的支持。我们在很短时间内做了很多事。虽然房间有点挤，虽然吃的……这么说吧，算不上特别好，但我们真的表现很出色！
安迪
哈罗德边读邮件，边叹着气，在椅子里扭来扭去。这封信是有目的的，但是到底要求别人做什么事，却很难在信里找到。
“不知所云！”哈罗德不耐烦地嘟囔着。这封邮件提出了一个模模糊糊的要求：向总部报送数字。哈罗德最后总算抬起眼皮，示意我他弄明白了。“天呐。我想这封电子邮件是要求收件人报送二月份和三月份的销售数字——如果他们发现数字有问题。”
“你好像不是很肯定嘛。也许你该再读一遍。”我笑着，瞟着我的秒表。
哈罗德抱怨一声，用爪子抱住脑袋。“别让我再读它了。我都想把头发揪掉了！”
“你花了50秒钟读完。感觉怎么样？”
“太烦人了，”哈罗德哼着。“我就总收到这样的邮件——他们好像没完没了。为什么大家说话就不能直奔主题呢？”
“这个咱们过会儿再讨论，现在，先来读读另一封邮件，告诉我它要求你做什么。”我又递给哈罗德一封电子邮件，“预备——开始！”
哈罗德抓起这封邮件，立即发现它比第一封结构清楚得多。行动要求就在最上方，主体部分的内容是简洁的几点。只读了题目，他就立刻知道了邮件要求收件人做什么。
主题/行动：请于5/15下午5点前将你区商业计划提交给我
嗨；老虎团队——上周的会议真棒！
行动：
根据我们的讨论，请完成你区商业计划，并于5月15日下午5点前提交给我。
提示：
请记得使用精确和可衡量的目标。
如需指导，请访问：网站。
请不要超出预算限额——10万美元。抱歉！
附注：
如有问题请致电我，谢谢合作。
下次会议时间6月15日将讨论商业计划的实施。
感谢！
安杰拉？史蒂文斯
区域经理
现代传媒公司
宝地街45号
艾诺维申，CT06437
两封电子邮件的故事（2）
203…987…6543
astevens@rm
“我需要在5月15日下午5点前把我这个区的商业计划发给安杰拉。”
“7秒钟！”我宣布，把秒表拿给哈罗德看，“这两封信比起来怎么样？”
“第一封信多花了我43秒去读。还有，我觉得我的脑子都被它弄晕了。”
“这类又臭又长的邮件你每天要收到多少封？”
“至少5封。”哈罗德回答，“我们有些同事恨不得在电子邮件里跟大家分享自己整个人生。”
“第一封电子邮件属于那种‘词砖砌地’风格。没有空格，没有分点。一眼看去，一片黑糊糊的，只有词。一天5封这样的信，一年加起来就是1200封，不知所云，浪费时间。差劲的电子邮件书写技巧不仅增加了处理邮件的时间，也容易造成误会和错误……而且还有一个后果，比这些更糟糕。”
哈罗德抬起头。“什么？”
“你对写这种又臭又长的信的人有什么印象？”我问。
“他完全是在浪费我的时间。他想要跟我客气……但他的电子邮件实在太烦人了。”
“还有呢？”
哈罗德想过之后，大声说：“哦，他一定是那种思维涣散、不够职业化的人。”
“这种人你不会赶着去招聘，把他变成同事吧？”
“当然不会。”哈罗德吁了口气，脸色忽然转晴，“可是，我喜欢和安杰拉共事。他又利落，又在意别人。”
“你的意思是，一个人发电子邮件的过程其实就是在日积月累为自己写一份简历。发出的邮件如果思路清晰，会帮你建立一个很好的职业形象。所以，每封发出的电子邮件一定要做到清晰。”
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方法2：提高电子邮件质量
“那么，现在咱们就开始着手提高电子邮件的质量和明确性吧。”我说着，把另一张小卡片递给哈罗德，“这是ABC 电子邮件质量工具，它将改变你写作电子邮件的方式。”
哈罗德看完了ABC工具，“嘿，这真是简单，你把一封邮件里各种信息最好放在哪里都清楚地总结出来了。”
我笑着说：“是啊，我们还把提高电子邮件质量的手段归纳成了最重要的两点，‘加强抬头’和‘雕塑主体’。”我站起身，“其实，这两点经常被人忘记，所以我想请你站起来片刻，咱们举行一个特别的仓鼠革命纪念仪式。”
哈罗德在椅子上站起来，紧张地笑着。
我站好，小臂弯曲向上，昂首摆出健美选手显示肱二头肌的传统动作，说道：“从现在开始，在我们写电子邮件时，一定要——加强抬头……”
接着，我又摆出另一个著名的健美姿势——俗称“螃蟹式”——身体前倾，双臂下垂微弯，双手在腰际握拳。我的身子从左转到右，尽可能地转上大半圈，仿佛是展示给台下尽可能多的观众，让他们尽情欣赏。“还有——雕塑主体！现在你来试一下，哈罗德。”
“加强抬头，雕塑主体……”哈罗德低声重复着，羞答答地四处张望了一下，看看有没有人在偷看。我走过去把门关上，好让他自在一点。
“你来试试，要更用力才行——使出吃奶的劲。”我故意做出吓人的表情，“先憋住一口气……呣……别忘了转身！”
哈罗德摆起了肱二头肌姿势，边做边大声喊：“加强抬头！”然后又是一个螃蟹式——脚爪圈到小小的身子前——“雕塑主体！”我们都被自己逗乐了。我们俩一起重复着两个姿势，直到做得有板有眼。
“棒极了！”我满意地笑着说。“以后再写电子邮件，你应该不会忘记加强抬头和雕塑主体了。”
“肯定忘不了！”哈罗德笑着，坐回去。
方法3：信息辅导，以期持续效果（1）
哈罗德从椅子上探过身来。他早就在等着讲到这个主题了。
“那别人呢？”他迫不及待地问，“怎样才能让别人发给我更高质量的电子邮件呢？”
“关键是要更有效地进行信息辅导。”
“我该怎么做呢？我可是一点经验都没有。”
“我知道。毕竟，信息管理辅导还是一个新概念。在我们的调查中，虽然有89％的职业人士相信信息辅导将有助于提高电子邮件质量，却只有大约15％的人经常接受类似的辅导。”
“怎么会这样呢？”
“哈罗德，是这样，这中间有三个困难，而且是相互关联的。”
1抵触情绪。有的职业人士怕丢面子或怕麻烦，结果，有些人干脆拒绝接受辅导。
2不能很好地执行。学到了好的经验却没能长时间坚持照做，因为缺乏一种工具或标准去时刻提醒他们。
3缺少知识。在缺乏培训或经验的情况下，不知该如何指导别人。
“那么，你又怎么改变这一切呢？”哈罗德问。
帮帮忙！这可不容易！
过了几天，哈罗德发来即时消息。当时我正要结束和一个客户的谈话。
哈罗德：教练，在吗？
信息教练：嗨。在电话上，2分钟就好。
2分钟后——
信息教练：好了，我可以了。嘿，你学会用即时消息了。恭喜你！
哈罗德：谢谢。我正在等着和销售团队开会。我不想让人听到谈话，所以用即时信息。
信息教练：真不错，你很懂得何时该用即时信息。什么事？
哈罗德：马上要开人力资源部——销售部联席会议。记得吗？销售团队喜欢用PDA发让人糊涂的电子邮件。
信息教练：是。记得。
哈罗德：我有点紧张。我提出要定一个时间讨论一下电子邮件的问题，戴夫？安德森挺有疑心的。他把给我的时间砍到了5分钟，而且说“在我们这儿，电子邮件不是个问题”。
信息教练：嗯。
哈罗德：你说，要是他们觉得我的介绍是在浪费时间怎么办？
信息教练：浪费时间？替你和替他们节省15天是浪费时间？更多的销售＋更少的管理=更多的生活。
哈罗德：对对，我知道。可我还不知道怎么开始。还有3分钟就要开会了。人已经开始进来了。他们看起来心里挺烦的。也许他们没达到销售业绩。我猜我会变成出气筒的。
信息教练：放松，深呼吸。集中注意力。首先，听他们说。
哈罗德：行，我呼吸呢……大脑有氧了。好吧，现在怎么办？
信息教练：问他们，电子邮件哪些地方最让他们烦。
哈罗德：什么？就这建议？我付了你多少钱？哈哈。
信息教练：照我说的做。等他们开始发泄怨气，你就说，你新学到了一套东西，可以解决他们的好多困扰。问他们感不感兴趣看一下。他们说愿意的话，就拿出123和ABC电子邮件工具。你带了吧？
哈罗德：带了。那好，就这样。还有什么吗？
信息教练：先让他们给你的电子邮件提意见，让他们看到你从谏如流。
哈罗德：好主意。希望能抓住他们的兴趣。
信息教练：肯定能。你还可以建议他们上hamsterrevolution网站看更多的东西�