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经过五声之后才拿起来就要先致歉，“抱歉！让你久等了。”如此对方才会感受到你的诚意，觉得你是一位有责任感而又有礼貌的人。
生意上往来的电话在响两声后接听是一个基本礼貌，但也有些情况是令人所始料不及的。比如，某百货公司的柜台人员在接待客户时，如果电话铃响了，即使想要去接，也不能不顾一切地迅速离去，应先致歉：“麻烦请您稍等一下，我先去接一个电话。”这样才不至于得罪客人。
你还要注意接打电话时自己的坐姿如何，这是不可忽视的重要环节。慵懒的姿势会让人“听出你的困意”和“不尊敬”，搞不好还会哈欠连连，毁了一桩好生意呢。
就像上面所说的那样，别以为对方看不到你，你就可以倚在靠背上，跷起二郎腿，夹着听筒，空的手一会儿卷卷电话线，一会儿转转笔。其实，这些懒洋洋的动作，对方早已听出来，你的话中有不敬之意，声调没精神，他会对你的为人大打折扣！
在同另一个人进行电话交谈时，如果你以为对方看不到自己的姿势，而随便、无理的话，极容易发生意外的挫折。有个职员在电话里和客户谈重要的生意时，他随手抽了根烟，突然对方打了个岔说：“对不起，我不喜欢人家抽烟，能否请你先熄掉？”这个职员当场傻了眼，不好意思地直赔不是。因为这个职员在用打火机时“啪”的一声响和不断吞云吐雾的鼻息，很快就让对方敏感地察觉到了电话的另一端发生了什么。
第323天 巧妙地控制通话时间
核心提示
随着竞争的激烈，人们生活节奏的加快，时间也就显得越来越宝贵，所以在和对方进行电话交谈时，你要学会控制时间。
理论指导
为了既节省时间又能明确传递信息，有效拨打电话，你应做好如下几方面的准备工作。
1．准备与谈话内容相关的资料
如果谈话内容很重要，可以先将谈话的内容资料给对方邮寄或电传，让对方详尽考虑，以便在电话交谈时简明扼要，更有针对性，而不必再在电话里向对方解释每个细节。
自己要准备充足的资料。若是谈到一半才想起需要谈话的资料在某一个角落里，需要对方等待一段时间才能将资料取出，这不仅浪费了对方的时间，也破坏了谈话的气氛。打电话前没有准备相关的资料，还常会出现所表达的内容要点不全面，东一件事，西一件事，让对方搞不明白究竟哪件事才是最重要的。如果提前做好准备，那么一切都会有条不紊。你可以说：“我给你打电话，有三件事需要和您商量，首先是……其次是……最后是……我来总结一下，看我们是否达成了共识：第一件事，我们认为……第二件事……”
当准备好所有的资料后，你还需列出发言的要点，不要太依赖临时组织的谈话要点。
2．设想对方要提出的问题
当你拿起电话和对方交谈时，对方肯定会提一些问题，因此控制电话时间就需要事先设想对方可能会提出的问题，并且拟定合理的回答。如下面这个例子：销售部打电话给生产部，要求生产部派人协助向在场的客户解释产品的生产流程，以增加客户对产品的信任度。销售部经理给生产部打了电话：“帮我叫吴师傅到销售部办公室来一下。”生产部的同事说：“为什么要吴师傅到销售部，有什么事吗？”销售部经理说：“来了就知道了！”由于生产部正在召开一个会议，见对方如此说，觉得不像是急事，于是就让吴师傅先开完会再说。如此一来失去了向客户解释的机会。这主要是销售经理只知叫吴师傅来，却没有回答对方提出的问题，误了事。
3．不要占用对方过多的时间
当你主动打电话时，应尽量控制通话时间，不要占用对方时间过长。特别是你打电话需要对方用一段时间去考虑或查找相关资料，或对方需要时间去向上一级报告时，不要拿着电话等候过长的时间，以免影响对方的工作进度及工作情绪。
4．适时结束通话
有的人只顾自己高兴，不管对方是否愿意继续接听此电话，殊不知对方已经不耐烦了，你还谈得津津有味，其乐无穷。因此，应该培养一种习惯，在将所有的问题要点解释及讨论完毕后，应提醒自己适时结束电话，并且说几句客气话，比如“非常高兴能和你交谈”、“真的很高兴你告诉了我这么多的事情”等，以示热情。不可粗鲁地挂上电话，以免对方误认为你在摔电话，应以顺其自然及友好的方式结束通话。
第324天 如何与代接电话的人打交道
核心提示
请接电话的人转达一些事的时候，语速一定要慢一点，并且要清晰，以便他能准确、完整地记下。
理论指导
也许有时候，你要找某个人，电话打通了，可是接电话的却不是你要找的人。特别是办公场所的电话，怎样与接电话的人打交道呢？对于属于公事的电话，即使是别人代接，一般也不会有什么大的问题，当然，如果有时候迫不得已，你也可以试一下。
至于私事，正常情况下，你该怎么做才能与代接电话的人打好交道呢？
在写字楼里工作的李先生说，由于是在开放式的工作间里上班，大家打电话的声音都可以互相听得很清楚，他有时不在自己的座位上，坐在他邻座的小周因为和他是好朋友，往往会热心地代他接电话。但是，小周这个人有点热心过度，而且好奇心很强，接电话的时候经常会“打破沙锅问到底”，还会问：“你是不是他女朋友？”等诸如此类的问题，令人非常尴尬。甚至有时候，李先生自己就在附近，小周也会自作主张地替他接电话，并且，当着所有同事大声对他喊：“你老婆让你早点儿回家做饭。”搞得他在单位很丢脸。
如果遇到像小周这样的热心人接电话，你就要对一些问题进行回避了。
向外打电话时，你应记准电话号码，以免打错。如果拨错号码，你应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机。拨通后，首先应说“你好！”然后迅速通报自己的单位，必要时还应报上自己的姓名，再告诉接电话的人你要找的人是谁，“请麻烦您找一下某某先生听电话，谢谢。”若对方答应帮你找人后，你应手持听筒静候，不要在此时离开或做其他的事。
如果你要找的人在，这个比较好办，请代接电话的人把电话交给他就行了，同时要表示感谢。如果对方告诉你要找的人不在时，切不可当即挂断，而应当说“谢谢，打扰了！”或请对方帮助传达：“如果可以的话，能不能麻烦您转告他……”等。若对方答应你的请求，应表示感谢。
请接电话的人转达一些事的时候，语速一定要慢一点，并且要清晰，以便他能准确、完整地记下。如果要说的事情较多，可以请对方用笔记下，或问一下对方，你要找的人什么时候回来，你过一段时间再打过去，并把你再打过去的时间告诉对方，请他转告你要找的人，或者请他转告你要找的人给你回电话。当然，你还不能耽误别人太长的时间。因为他也许有自己的事要去办，耽误别人很长时间，是一种不礼貌的行为。最后，你不要忘了在挂断电话前再次提醒转告，并表达感谢。
第325天 热情地接听电话
核心提示
接电话时的一言一行能够很好地体现一个人的修养。
理论指导
打电话有学问，接电话也是一门艺术。可能有人会说：“接电话，谁不会？”这里所说的当然不是拿起听筒这个最简单的动作，而是这一动作所连带的一系列的充满人情味的东西。所以说哪怕是“接电话”这个“最低版本”的动作，其中也有许多礼仪要学。
在一间大学宿舍里，两种完全不同的接电话方式，或许能带给你一些启示。
小赵总是很忙，半步也不停歇。宿舍电话铃响后，她抓起话筒总是急匆匆地问：“你找谁？她不在！”然后就“啪”地挂断。
小李则迥然不同，总是很热情，也很有耐心。她接电话就好似小提琴与钢琴的协奏曲，你在轻轻拉，我在轻轻和，第一句通常是：“请问你找谁？”如果对方要找的人不在，她的第二句便是：“请问有什么事需要我转告吗？”有时她还会说：“哦，您是阿姨（叔叔）啊！她上自习去了，等她回来，我就让她给您打回去……对，北京下过一场雪了，但不太冷，据说今年是暖冬……”她接到别人的电话总是跟接到自己亲人的电话一样热情，还兴致勃勃地跟人家的爸爸妈妈聊天。
其实，小李并非时间多得没处打发，她只是觉得，应该充分体谅父母的心。如果接到电话匆忙地说声“不在”，对方的心没准儿就在远方七上八下，心想：“我闺女没跟寝室同学吵架吧？怎么同学的语气这么生硬、不耐烦……”
4年来，小李始终保持着这样亲切优雅的“接线员”习惯，她特意准备了一个秀气的笔记本，搁在电话机旁边，清楚写着：“某某，某月某日有人来电。”有她在宿舍，舍友总会很安心。
大家都认为这不过是一个良好的个人习惯而已。谁知道，这个不起眼的习惯，竟帮她毕业后找到一份“总裁助理”的工作。总经理对她说：“我打电话到你们宿舍，本想找另一个同学的，你第一声：您好，听起来非常舒服和职业，当我要找的同学不在时，你加问一句‘有什么事情需要转告吗’，让人感受到你的细心和周到；当我无意中说起，周末要来你们学校开招聘会时，你主动介绍了行车路线，提醒我西门容易堵车，最好走东门……尽管你在其他方面并不具备绝对优势，但接电话时却展现了超出一般大学生的良好修养和亲和力。你们宿舍另一位同学，则显得过于急躁了……”可见接电话也必须以充满人情味的心态，用心去对待才行。
一般来说，当电话铃响起时，如果你正在与客人交谈，应先向客人打声招呼，然后再去接电话。如果发觉打来的电话不宜为外人所知，可以告诉对方：“我身边有客人，一会儿我再给你回电话。”不要抛下客人，在电话中谈个没完。这样身边的客人会有被轻视的感觉。
无论在哪里接电话，你都要仪态文雅、庄重、轻拿、轻放，把电话机移向自己身边时，不要伸手猛拉过来。在通话时，不要拿腔拿调的，应该声调适中，语气柔和、沉稳。
不要在听电话时与旁人打招呼、说话或小声议论某些问题，如遇接电话时房内有许多人正在开会聊天，可先请他们停下来，然后再接电话。
在通话过程中，为了让对方知道自己一直在倾听，对他表示理解与同意时，你应轻声附和，说些“嗯”、“是”、“对”、“好”之类的词。通话完毕后，你可以询问对方“还有什么事吗？”或者“还有什么要吩咐吗？”这一类客套话，既是表示尊重对方，也是提醒对方，请对方先放下电话，然后再轻轻放下自己的电话。
第326天 电话交谈语气要谦和
核心提示
在用电话与人交谈时，语气要比当面交谈时更为谦和才对。
理论指导
不管做什么事情，态度都非常重要。打电话也是一样。特别是有人代接电话，你要想和代接电话的人打交道，就更要有好态度了。
电话交谈，无论是什么人，都希望有一个轻松的沟通氛围、彼此都感兴趣的沟通话题。只有这样，谈话时双方才能保持好心情。要想达到这一效果，除了交谈的内容以外，交谈的语气和敬语的使用也是至关重要的。
小周是某公司的业务员，一次经理让他给另外一家公司的田经理打电话联系一笔生意，没想到小周打完电话后立即去找经理说：“那个田经理很不客气……我都有些不敢再给他打电话了。”经理没办法，只好对小周说：“你就别再打电话了，专门去公司找田经理面谈吧。”
出人意料的是，那笔生意没过多久就谈成了。
后来经理知道了，原来田经理接电话的时候，一开口便是：“什么事？”然后不是“嗯”就是“噢”的，一句客气话也没有，让人觉得很难和他沟通。
其实，田经理是一个比较爽快的人，只是接电话时的语气硬了些，别人就以为他不高兴。若是和他当面谈，就会觉得他和在电话中判若两人。看起来，使用电话交谈是要讲究方式的。
虽然有的人在态度上或许会稍有差异，虽然这无伤大雅，但确实也有人会像田经理那样，不大注意自己打电话时的语气，以致伤了朋友间的和气。
要记住，电话交谈与面对面交谈有很大不同，任何表情或动作都不能替代电话交谈时的语言沟通。你的语气常常决定你留给对方的印象。
声音是先天决定了的，但是，说话的语气却是后天锻炼出来的。
如今，人与人之间的沟通很大程度上是靠电话来维系，因此，在用电话与人交谈时，应该做到语气要比当面交谈时更为谦和才对。
比如，你可以这样说：�