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可能参与承办的主要任务是：（1）收集会议的议题，安排会议的议程；（2）发出会议通知， 负责会议报道；（3）准备会议材料，撰写会议文件；（4 ）对与会人员进行编组，布置会场， 安排座次；（5）印发会议证件，负责会场签到；（6）及时发收文件，认真加强管理；（7）做 好会议记录，整理文件，立卷归档；（8）做好会议的保密工作。 以上八项，是秘书人员在做好包括大会小会在内的会务工作中，带有共性的工作。至于 某一具体会议，某一秘书人员要做哪些工作，需要根据情况决定。下面就秘书为首长办好会 务几个共性问题加以探讨。 一、做好会议准备工作 会前准备工作主要包括： （一）安排议题 这是开会前秘书要做的第一件事情。一般情况下是先有议题后决定开会。其做法有这样 几类：一类是主管领导临时确定议题，由会议秘书人员向有关部门搜集文件，准备资料；一 类是需要会议讨论的问题很多，先讨论什么，后讨论什么，需要会议秘书人员提出建议；再 一类是由会议秘书人员事先向主管方面搜集议题，然后加以安排，列出议题表，提交首长确 定。 会议议题的来源一般为：一是首长批示交办的或指定有关部门汇报的问题；二是下级机 关提请讨论的问题；三是上级机关或首长下达指示，需要下级召开会议学习、研究、讨论的 问题。 （二）拟定与会人员名单 会议由什么人员来参加，有时由首长具体点定，有时首长仅提个框框。其实，什么人应 当参加会议，会议的规模及其性质已经有明确的限定。比如首长讲“明天开个常委会”。秘 书只管把该级组织的常委委员通知到即可。问题是，有些会议的参加人员常常不明确，不好 限定，这就要求秘书会前对参加会议人员提出建议，拟出名单，供首长审定。比如召开一个 军一级的党委会，对应到会的缺额人员，由谁来补替？需要哪些人员列席？还有，像座谈会、 报告会、传达会、招待会、团拜会、总结会等，秘书人员应根据领导机关的原则指示和要求， 经过通盘考虑后提出与会人员名单，请领导审定。95
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秘书在这里必须清醒地看到：提名与会人员是一项很困难而重要的工作。如果由于秘书 人员造成提名差错，如漏提、错提，很可能给领导工作造成不良影响，甚至在政治上犯错误。 万万马虎不得。一次某集团军传达中央工作会议精神，传达到师以上干部。在通知参加会议 的名单中，忘记了已经离休的6 名享受副师待遇的团职干部，会议刚刚结束，这6 名老干部 就在电话里骂骂咧咧地找到军政委，搞得这位政委很窝火，还得一个劲儿地在电话里做检讨。 放下电话他就去找秘书，对秘书的“马虎”狠狠地批评了一顿。 （三）申请报批会议 一旦确定召开某个较大型的会议之后，秘书人员要填写会议申请单，送上级领导机关审 批。没有经过批准的会议不准召开。秘书人员要将上级的肯否情况及时报告首长。 （四）拟发会议通知 上级批准召开会议之后，秘书人员就要根据首长的指示，立即草拟和印发召开会议的通 知。其方法是：大型会议，要以文件的形式下发会议通知；一些小型的会议，用电话通知有 关部门或人员即可；一些紧急性会议，可采用电报的形式快速下达。 无论采用哪种形式，会议的通知都要具体确切，使受文人一目了然。并注意适时发送， 既不能过早又不能过迟。特别是对那些离机关较远的单位，交通不便的单位，分散的单位， 外出执行任务的单位，都要提前发送通知。不要等会议快开完了，某些与会人员才接到通知。 接到了通知也买不到车票、机票。同时，对那些编外单位、新设单位、正在裁减、简编但尚 未完毕的单位，都不能忘记通知他们。 二、做好会议文件撰写工作 大型的会议，一般都要起草一批相应的文件，而这项工作秘书是首当其冲的。秘书给首 长经常起草的会议文件主要有以下几种： （一）撰写开幕词 比较大型的隆重的会议，一般由首长致开幕词。撰写开幕词，要写明这次会议召开的背 景，出席会议的人员，会议的目的和主要内容，会议有哪些意义，对与会人员的主要要求， 对会议有哪些希望。开幕词应简短有力，具有鼓动性，使到会人员听得明确，并能以积极热 情的态度参加会议。 （二）撰写讲话稿 这是秘书人员的一项重要任务。撰写首长讲话稿，要写明会议的意义和重要性，对有关 工作的适当评价及存在的主要问题，会议应当注意研究讨论的中心问题，提出和解释部属当 前存在的疑难课题，并力争有几条新的见解，使到会人能产生新鲜感、解渴感。秘书在给首 长撰写讲话稿时，切忌照传照抄，老生常谈，让人听得乏味，听完之后，说这位首长“没水 平”，“他讲的还不如我想的”。 （三）撰写大会报告 大会报告是会议的中心文件，通常由主要负责人承担。由于听取大会报告是召开这次会 议的主要任务，也是与会人员讨论的重要依据，还是指导会后一个时期工作的重要文件，因 此一定要写好。报告的内容一般包括：进一步阐明会议的性质、任务和意义；总结前段时间 工作情况，提出会后工作任务；提请会议着重讨论的问题并对此讲些初步意见；对各种不同 观点、做法给予评价。 大会报告稿在定稿之前，常常反复讨论，甚至多次推倒重写。秘书人员要耐心谦虚，吃 透研讨会上的各种意见，使报告稿写得问题鲜明，层次清楚，内容真实，具有新意。 （四）撰写大会发言 大会发言是会议的一般性文件，应根据发言首长的要求而定，形式不拘一格。秘书有时96
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只给首长几个杠杠，即发言提纲；有时只提供几个典型事例；有时只提供一些数据资料，其 他的内容让首长放开讲。这样，首长往往能讲出自己的风格，讲出自己的水平，讲出自己的 特色。到会人员也最爱听。与会人员最害怕、最讨厌首长的大会发言，就是念现成的稿子， 讲报纸上的话，内容大家都知道，自己还念不通，一头头出冷汗。 （五）撰写大会总结 大会总结也是会议的重要文件。尽管是“这次”大会的总结，但秘书人员也应提前动手， 在会议召开之前就应写出提纲，并注意从各方面搜集资料。大会总结主要写出大会所取得的 成绩，也写出这次大会的缺点和不足；总结的主体部分即会议解决的主要问题和主要收获， 以及对会后的要求。大会总结要从首长讲话、大会报告、大会发言及讨论中概括出几个鲜明 的观点和主要精神，使与会人员的思想更加明确，认识更加统一，贯彻更加坚决。也就是说， 大会总结要和整个会议精神的调子一致起来，不要让人感到会上好像有几个声音，几个调子。 比如，某大单位年初召开了一次大型的“教育训练工作会议”。司令员在大会发言中讲：“我 们一定要把训练摆到中心位置上，提到战略的高度来认识。”政委在总结发言中则讲：“我们 不仅仅要把训练摆到中心位置，提到战略高度来认识，同时，也要把教育提到同样的高度， 摆到同样的位置来认识，不能一条腿走路。”与会人员一听两个一把手的讲话调子不一样， 分明认识有分歧。这样，下面贯彻会议精神时就没劲了。 （六）撰写闭幕词 闭幕词是大会的结束语，应概括评述大会议程、基本精神、主要成果及其意义，提出传 达贯彻大会精神的要求和希望。闭幕词要写得简洁流畅，富有鼓动性和号召力，使会议达到 新的高潮而圆满结束。 三、做好会议服务性工作 秘书人员特别是专职秘书，在会议期间应该是紧跟首长，很好领会首长每一次谈话、发 言、讲话的精神，并根据会议要求对首长的活动做出万无一失的安排，从而更好地为首长服 务，为大会服务。 秘书在会议当中的服务工作是多方面的，也可以说是不胜枚举的，但要紧的是抓好下列 几项： （一）排好会议座次 安排会议座次的方式很多，在《办公室知识辞典》、《会议词典》、《会务工作与会议文书》 等专著中都有许多详细的论述和图表。这里就秘书在排列座次时需要注意的问题，提醒几点： 一是排好首长座次。就军队而言，习惯做法是，凡属行政工作会议，座次按任命的顺序 依次排列。党的会议，座次按党内职务依次排列。 二是对上级首长和上级机关工作人员的座次排列。上级首长理所当然地安排在会场主桌 的中心位置，上级机关工作人员一般按“增加一职”的地位，与本单位领导混合排列。 三是对来宾的座次排列。如果来宾较多，除少数高级来宾应排在主席台的前排和主席台 上之外，其他来宾按职务顺序在台下的前排依次排列。 四是离退休干部的座次排列。有些重要会议或大型会议需要离退休的老首长、老同志参 加。如何排列他们的座次是个很大的难题。比如有个单位，住在本院干休所的老政委就有3 人，副司令员副政委有十多人，开会时都到了，排座位就是个麻烦事。一般的排法是：依主 席台和会场的大小，当排列完现职常委成员之后，按照离退休首长的任职先后顺序依次排列。 一般的排法是把那些先任职的、资格老的首长排在前面。 五是座次的排列，应报请有关首长审定。如果有人对座次排定提出意见，应报请首长考 虑，秘书人员不要擅作处理。 97
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为了使座次排列省事、简便，不出差错，最好这样做：凡是固定座次，应在会议人员的 出席证上或签到证上注明座号。如果证件上不注明座号或不发证件，也可印制“座号票”发 给与会人员对号入座。也可以在会议桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员， 以便与会人员寻找自己的座次。首长每次入场，秘书人员应礼貌地把首长引导到座位上。与 会其他人员第一次入场时，工作人员也应作必要的引导。 许多与会人员包括某些首长，对座次排列十分敏感，也特别计较。有些个别人因感到排 座次不公而拒绝出席会议。会下和会外人员也常常以首长的座次排列来判断人事的调换升 降。所以对这个问题，秘书不可掉以轻心。 （二）做好会议记录 这是秘书在会议期间的一项重要工作内容。首长最讨厌那些傻乎乎的只听不记的懒汉秘 书。秘书对首长发言的记录通常用两种方法。一种是摘记，即只记要点，不是有言必录。这 种记录采用汉字直记。另一种是详记，即有言必录。包括发言中的插话，都要详细记录在案。 因为有些首长的新思想、新观点常常是在别人发言的同时闪出来的，也是稍纵即逝的，而这 些新思想、新观点很可能逐步成为他开展工作的新思路、新想法。秘书人员无论如何不能忽 视。详细记录可采用符号速记，也可根据录音整理。 会议记录要求真实、准确、完整，不得随意增删改动。特别是速记，更要忠于原话、保 持风格，段落清楚，文字准确。秘书不能添枝加叶，借机发挥。举一例子：有一年搞运动， 有人反映某某首长在一次××会议上曾有过不正确言论，上级机关就要用××会议上的记录 加以查证，一查确实说过那样的话。首长哑口无言，就去找记录人。记录人回忆了很久终于 想起来了，委屈地说：“那些话在当时是最革命的。由于您当时说得不透彻，我怕下级说您 的态度不明朗，就加进了那些话。可我确实没料到过了这些年，这种话又成了反动言论。” 看看，由于不忠于原话原意，闹出了大乱子，使得这位首长相当长一段时间翻不过身来。 （三）安排大会发言 秘书人员应提出大会发言的安排意见，供首长审定。安排大会发言要注意：一是注意各 单位之间的平衡。不要一个单位工作干好了，光听到他们的声音，让其他人员陪会，这会闹 出许多意见的。二是注意各级领导同志、主要领导同志与一般领导同志的平衡。在大会上， 不能只听到一个首长的声音，防止让与会人员误认为是一个人说了算。 当然，这些不是秘书所能完全左右得了的。但事先提出建议供首长考虑是可以做得到 的。 （四）安排首长的社交活动 在开会期间，一些首长可能还要参加大会内外的社会活动和礼宾活动，如接见和看望与 会人员，致词、题词，同代表照相留念，同代表一起观看影视，参加其他文体活动等。这些 活动，如果安排恰当，对开好会是有益的；如果安排不当，可能成为首长或会议的负担。 给首长安排会议中的社交活动，秘书要注意三点：一是注意减�